Dans un article précédent, nous avons vu l’importance de commencer par les tâches les plus importantes dès le matin.
Maintenant, il est important de savoir comment classer les taches, car certaines d’entre elles peuvent vous sembler importantes, mais elles ne le sont pas toujours.
Pour cela, je vais vous détailler la matrice de gestion du temps inspirée de Stephen Covey.
La matrice de gestion du temps est composée de 4 quadrants :
- Q 1 – une tâche importante et urgente
- Q 2 – une tâche importante, mais pas urgente
- Q 3 – une tâche pas importante, mais urgente
- Q 4 – une tâche ni importante, ni urgente
Quadrant 1 de la matrice de gestion du temps.
Vous trouverez toutes les tâches urgentes et celles à réaliser en période de crise.
Le problème est que de nombreuses personnes se contentent de passer leur journée à travailler sur ces taches au lieu d’essayer de gérer les crises en amont.
Les conséquences sont un stress important et l’incapacité de prévenir les problèmes.
Quadrant 2 de la matrice de gestion du temps.
Cela comprend toutes les taches ayant un réel impact dans votre travail.
Cependant, elles sont souvent négligées jusqu’au moment où elles passent dans le quadrant 1, car elles sont devenues urgentes.
Une autre raison est qu’elles nécessitent plus d’investissements en temps et en énergie pour obtenir des résultats.
Quadrant 3 de la matrice de gestion du temps.
Le risque est de passer beaucoup de temps sur ces taches en pensant qu’elles sont importantes alors que ce n’est pas le cas.
Une manière efficace pour faire la différence entre Q 1 et Q 3 est de vous poser cette question :
- la tâche est-elle liée à mon objectif ?
- La réalisation de cette tâche aura-t-elle un réel impact sur mon travail ?
Quadrant 4 de la matrice de gestion du temps.
Ces taches sont à éviter jusqu’au moment où vous n’avez vraiment plus rien à faire.
Tant que vous avez des taches dans les 3 premiers quadrants, vous devrez ignorer celles-ci.
Pour faire simple, concentrez vos efforts sur les taches figurant dans les 2 premiers quadrants.
Ainsi, vous gagnerez en productivité.